Verbeteringen en vereenvoudigingen in het aanvraagformulier; model voor het meerjarenplan/-begroting en procedures BRIM

RACM Zeist, februari 2009

Geachte mevrouw/mijnheer,

Graag wil ik u met deze brief informeren over de verbeteringen en vereenvoudigingen, die we hebben aangebracht in het aanvraagformulier, in het model voor het meerjarenplan/-begroting en in de procedures van het Besluit rijkssubsidiëring instandhouding monumenten (Brim). Deze verbeteringen, die zowel het aanvragen als het afhandelen van Brim-subsidie vereenvoudigen, gaan in met de aanvraagronde 2009. Vanaf 1 april 2009 stroomt de groep kerkelijke gebouwen en kerkonderdelen/-objecten met rijksmonumentnummers 45.950 tot en met 530.000 in.

Aanleiding
Drie jaar is het Brim inmiddels van kracht. In de loop van die tijd hebben alle betrokkenen – individuele monumenteneigenaren, behoudsorganisaties en de RACM – met betrekking tot de reguliere Brim- aanvragen zowel positieve ervaringen opgedaan als knelpunten gesignaleerd. Sommige knelpunten vinden hun oorsprong in het Brim zelf, andere in de op dat besluit gebaseerde procedures en modellen. Dit alles werd bevestigd in de conclusies van de Brim-evaluatie, die in de loop van 2008 is uitgevoerd. Bij brief aan de Tweede Kamer van december jl. heeft minister Plasterkeen aantal maatregelen aangekondigd. Sommige daarvan wil hij op heel korte termijn (dat is: vóór l februari 2009) invoeren, andere op middellange termijn (in de loop van 2010).
Voor alle duidelijkheid: het betreft hier een aantal maatregelen voor het reguliere Brim, dus niet voor het bestrijden van de restauratieachterstand.

Aanvraagformulier
Het aanvraagformulier model 2009 is op een aantal punten gewijzigd en ingekort. De belangrijkste wijzigingen ter verbetering en vereenvoudiging zijn:
* enkele vragen zijn samengevoegd waaronder die van aanvrager en eigenaar;
* het is niet langer verplicht een uitgewerkt financieel dekkingsplan bij de aanvraag te voegen. De eigen verklaring op het aanvraagformulier, dat het eigen aandeel in de subsidiabele kosten wordt gedekt, volstaat in de regel;
* het aantal hoofdgroepen van instandhoudingswerkzaamheden is teruggebracht van drie naar twee: één voor reguliere werkzaamheden plus klein herstel zonder wijziging van het monument en één voor reguliere werkzaamheden en incidenteel ingrijpend herstel en/of grote ingrepen;
* het tot een minimum beperken van het aantal verplichte bijlagen. Daarnaast is duidelijker toegelicht wanneer welke overige bescheiden moeten worden bijgevoegd om een aanvraag compleet te maken.

Meerjarenplan/-begroting
Waar in de digitale versie het meerjarenplan en de meerjarenbegroting al in elkaar geschoven waren was dat in de papieren modellen nog niet gebeurd. Bovendien bestonden er twee varianten van de meerjarenbegroting: de elementenbegroting voor reguliere werkzaamheden en klein herstel en de gespecificeerde begroting voor ingrijpender werkzaamheden en grote ingrepen.
Vanaf heden is er slechts één geïntegreerd model meerjarenplan/-begroting. In de toelichting is onder andere met een tweetal voorbeelden aangegeven wanneer met elementprijzen volstaan kan worden en wanneer de kosten gespecificeerd moeten worden in arbeid, materiaal, materieel, enz.

Het aanvraagformulier en het model van het meerjarenplan/-begroting zijn nauw verweven met de ondersteunende software en de website-aanvraagmodule. De wijzigingen die op korte termijn konden worden gerealiseerd in de programmatuur zijn nu aangebracht. Vanaf heden kunnen aanvragen digitaal worden ingevoerd; vanaf 1 april aanstaande kunnen ze worden ingediend. Binnenkort debatteert de Tweede Kamer over de Brim-evaluatie en kort daarna over de Modernisering Monumentenzorg. De uitkomsten daarvan en de ervaringen van de nu getroffen maatregelen kunnen aanleiding vormen om de modellen en/of procedure volgend jaar nog verder te vereenvoudigen.

Aanvraagprocedure
Gebleken is dat het digitaal indienen van een Brim-aanvraag in de praktijk de meest efficiënte manier is. Enerzijds omdat de RACM niet eerst alle gegevens hoeft in te voeren alvorens met de behandeling te kunnen beginnen. Anderzijds – en dat is veel belangrijker – wordt daarmee de kans op lees- en/of typefouten in belangrijke gegevens als naam, bankrekeningnummer, enz. tot nul gereduceerd. Vanaf heden is de verbeterde digitale versie van het aanvraagformulier en het geïntegreerde meer-jarenplan/-begroting op internet toegankelijk. U kunt deze internetversie bereiken via de speciale Brim-knop op de website van de RACM of rechtstreeks via www.brimaanvraag.nl.
Om het de aanvrager nog makkelijker te maken zullen het ingevulde voorbeeld van de meerjarenplan/begroting alsmede het lege Excel-rekenblad op de RACM-website worden geplaatst. Zo nodig kunt u via de InfoDesk van de RACM (info@racm.nl 7033 -4217456) een papieren versie van het aanvraagformulier verkrijgen.

Declaratieprocedure
Geeft een instandhoudingsplan gestructureerd volgens de Stabu-code snel een goed inzicht in aard en omvang van de voorgenomen werkzaamheden, de verplichting om te declareren op Stabu-code blijkt daarentegen in veel gevallen een groot knelpunt. In de praktijk kost het namelijk veel moeite om de uitvoerders van reguliere werkzaamheden, zeker als die van relatief kleine omvang zijn, hun facturen
op Stabu-code te laten specificeren.
Na ampel beraad tussen het Ministerie van OCenW en het Nationaal Restauratiefonds (NRF) is besloten om de verplichting om te declareren op Stabu-code los te laten. Dit betekent een grote verlichting van de administratieve lastendruk.
Het NRF zal de eigenaren die een subsidie-beschikking hebben ontvangen nader informeren over tijdstip van inwerkingtreding en de (nieuwe) werkwijze. Het aanpassen van de programmatuur zal echter enige tijd vergen.

Verantwoording
Er wordt ook gesproken over een vereenvoudiging van de verantwoordingsprocedure. Dit gebeurt in een overheidsbreed verband inzake rijkssubsidies. Dat overleg heeft nog niet geleid tot besluitvorming. Vooralsnog blijven dan ook de Brim-subsidieverplichtingen van kracht op grond waarvan een eigenaar na zes jaar door middel van overlegging van de originele facturen en betaalbewijzen de daadwerkelijke uitvoering van de voorgenomen werkzaamheden dient te verantwoorden.

Vragen
Mocht u naar aanleiding van dit schrijven vragen hebben, wendt u zich dan per email of per telefoon tot onze InfoDesk: info@racm.nl / 033 – 4217456

Vertrouwende u hiermede van dienst te zijn geweest tekent,

de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
namens deze,
de plaatsvervangend directeur van de Rijksdienst voor Archeologie, Cultuurlandschap en Monumenten

Jan van de Voorde